Tutti quelli che hanno dovuto fare smart working in questi mesi hanno capito che per lavorare veramente con efficacia ed efficienza, al fine anche di utilizzare al meglio il proprio tempo, non basta una generica connessione a Internet, un sistema client magari anche obsoleto e l’accesso al sistema di posta elettronica aziendale… Vediamo di seguito alcune delle tipologie di soluzioni che vanno adottate per non avere problemi operativi anche quando si lavora da casa. Soluzioni che non riguardano solo l’utente finale ma anche l’azienda, nel nostro caso pubblica, in cui sono impiegati.
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Processi digitalizzati
In alcune realtà può essere ancora un obiettivo piuttosto lontano nel tempo, ma è comunque importante compiere un percorso che mano a mano tocchi i processi più essenziali per la vita, e/o la sopravvivenza, dell’organizzazione. In quest’area tra le soluzioni che entrano in gioco ci sono quelle per la gestione documentale e dei contenuti.
Dati e applicazioni vicini agli utenti
L’accessibilità alle risorse informative da utilizzare per lavorare è essenziale in qualunque posto si trovi lo smart worker, ma il tutto deve avvenire nella massima sicurezza e nel rispetto delle norme che regolano la privacy. Per raggiungere questo obiettivo ci si può ad esempio affidare a piattaforme che, fornendo le garanzie del caso, operano direttamente in cloud o, in subordine, a servizi di file sharing anch’essi disponibili via cloud.
Comunicazione e collaborazione flessibile e centralizzata
La molteplicità degli strumenti che oggi utilizziamo per comunicare – dai sistemi di messaggistica mobile alla posta elettronica, alle soluzioni di video conferencing e molti altri – se presi singolarmente non riescono a dare una visione univoca e completa della conversazione che si sviluppa nel tempo con colleghi, fornitori e cittadini. Ecco che è possibile centralizzare e unificare tutte le ‘fasi’ attraverso le quali si sviluppa una interazione per evitare che sfuggano dei dettagli importanti creando una conversazione unica. In tal senso operano ad esempio le soluzioni di Unified Communication & Collaboration (UC&C) che spesso sono associate anche a sistemi di comunicazione telefonica VoIP e quindi centralini fisici e virtuali.
Telefonia
Oltre alla logica del ‘bring your own device’ – che di fatto utilizza il dispositivo di proprietà di dipendenti e collaboratori per le chiamate – è possibile affidarsi a sistemi e servizi di telefonia VoIP che unificano tutte le comunicazioni di un’organizzazione su un’unica piattaforma dedicata alla gestione della telefonia e dei dati. In tale contesto molte soluzioni prevedono anche l’utilizzo, da parte delle persone che lavorano lontano dall’azienda, di opzioni soft phone, telefonia digitale o anche app che abilitano lo smartphone del lavoratore alla comunicazione utile per svolgere le sue attività.
Videoconferenza
Alzi la mano chi nei recenti periodi di lockdown non ha sperimentato i maggiori servizi e sistemi di videoconferenza oggi disponibili a livello globale. Per ora la situazione rimarrà così, ciò non toglie che si possa anche decidere di uniformare almeno le sessioni tra colleghi su un’unica piattaforma scelta come standard aziendale. Questa può anche essere inserita in una soluzione UC&C più ampia per produrre ulteriori benefici.
Client
Per svolgere le proprie mansioni al meglio gli smart worker utilizzano soluzioni fisse o portatili che devono essere attrezzate per riuscire ad operare come se ci si trovasse in ufficio. In esse è inoltre auspicabile integrare procedure e tecnologie che fanno riferimento alle policy di sicurezza definite dall’azienda. In definitiva una soluzione affidabile, performante e aggiornata a supporto delle applicazioni di utilizzo quotidiano e con una protezione di massimo livello.
Virtual desktop interface
Sono le soluzioni che consentono di replicare su client l’ambiente desktop del computer che le persone usano abitualmente nel loro luogo di lavoro. Se in ufficio si utilizza un pc desktop ecco che per andare in smart working serve almeno un altro tipo di device (notebook, tablet e/o smartphone), e grazie ai sistemi VDI si lavora sulla piattaforma mobile scelta utilizzando lo stesso set di applicazioni, dati e risorse presenti nel sistema principale. Utile quando per qualsiasi ragione non si ha a disposizione una macchina dove risiede in locale tutto quanto serve per il proprio lavoro, assicurando la continuità operativa.
Connettività
La qualità e le performance della connettività è il fattore abilitante principale per consentire a qualsiasi smart worker di lavorare con efficacia e senza quei rallentamenti che di fatto possono minare una user experience di qualità. Qui entrano in gioco diversi fattori legati alla singola connessione ‘domestica’ a disposizione del lavoratore.
Sicurezza e privacy
Sicurezza e gestione dei dati nel rispetto di regolamenti privacy come il GDPR, sono elementi essenziali che devono essere presenti a tutti i livelli e in tutte le componenti dell’infrastruttura ICT aziendale, ed essere coerentemente implementati anche in tutte le componenti tecnologiche che abilitano lo smart working. Qui si può condurre un assessment delle soluzioni di sicurezza attive per capire se bisogna migliorare qualcosa e anche come estendere nel migliore dei modi queste soluzioni anche all’ambiente che viene utilizzato per lavorare da remoto.
Printing
L’utilizzo di stampanti e sistemi multifunzione non è da escludere anche quando si opera in smart working. Per questo ci si può affidare a soluzioni desktop, di tipo laser o getto di inchiostro, eventualmente con scanner integrato.
